Le CRM — déjà en place
La fondation est montée. Voici ce qui est prêt et ce qu'il reste à finaliser.
Ton compte est activé. J'ai aussi créé un accès pour Mélissa, qui pourra gérer les leads de son côté.
C'est ce numéro qui sera affiché dans les annonces et utilisé pour les SMS. Les appels sont redirigés vers ton numéro et enregistrés automatiquement dans le CRM. Ta vérification d'identité (KYC) est validée.
Un seul endroit pour voir tes leads, ce que coûte chaque lead, et toutes les conversations (SMS, Messenger, courriel) centralisées. On te fait un court topo quand tout roule.
Une vue en colonnes pour suivre où en est chaque lead : nouveau, contacté, rendez-vous, puis fermé. Tu l'utilises seulement si ça t'aide — on l'ajuste à ta façon de travailler.
Les rappels & messages automatisés
Le cœur du système : ne plus jamais perdre un lead, même quand tu es seule et débordée.
Dès qu'une personne te contacte via l'annonce, elle reçoit tout de suite un SMS de confirmation, et toi une notification pour la rappeler quand ça te convient. Le téléphone est toujours sauvegardé. Si la personne passe par un formulaire (Messenger, formulaire de l'annonce), son nom est déjà connu. Si elle appelle directement, le même SMS lui demande aussi son prénom et son nom (ex. : « pour ouvrir ton dossier avant l'appel ») — sa réponse est captée automatiquement et son dossier est mis à jour. Si elle ne répond pas, ce n'est pas grave : tu la rappelles normalement, simplement sans son nom pré-rempli.
Si la personne ne donne pas suite, le système relance par SMS sur quelques jours (ex. jour 0, jour 1, jour 3), puis s'arrête dès qu'elle répond ou prend rendez-vous. Tu ne spammes personne.
Les messages s'adaptent. Pour une nouvelle cliente, on rappelle qu'un appel est requis avant le rendez-vous et on annonce le dépôt (100 $ nouvelle cliente, 50 $ cliente existante). On peut aussi mettre de l'avant le financement Medicard pour lever l'objection prix.
Quand un rendez-vous est fixé, le système envoie un rappel automatique, et relance en douceur si quelqu'un ne se présente pas.
Les envois automatiques sont limités à une plage de jour (du lundi au vendredi, en journée). Personne ne reçoit de SMS à 23 h — c'est cadré dès le départ.
Pour des rappels personnalisés (avec le prénom)
Un formulaire instantané Facebook, pré-rempli avec le nom et le numéro à partir du profil : un ou deux champs, très peu de friction, puis un bouton pour appeler la clinique. On capte l'identité dès le départ.
On garde l'appel direct actuel, puis on envoie un SMS avec un lien vers un court formulaire pour compléter le nom et le motif. Aucune friction à l'entrée, l'information se complète juste après.
La prise de rendez-vous — à décider ensemble
Le point qu'on garde pour plus tard, sans bloquer le démarrage.
Pas de réservation en ligne pour l'instant. L'annonce affiche un bouton « Réservez votre consultation » : quand une personne clique, l'appel est dirigé directement vers la clinique, via le numéro CRM. Si tu es disponible, tu prends l'info sur le coup. Sinon, le CRM a déjà enregistré le contact avec son numéro (le nom et le prénom ne sont pas toujours captés), donc tu as ce qu'il faut pour la rappeler dès que ça te convient. Même logique si on passe par un formulaire : la personne laisse ses coordonnées, puis un bouton lui permet d'appeler.
Quand tu seras prête à aller plus loin, trois options Plus tard, à ta décision
Le CRM t'avertit instantanément à chaque demande, tu restes « à cheval » entre les deux systèmes. La plus simple.
On n'expose aucun créneau dans le CRM, on envoie vers ton lien existant (Clic Santé ou Wix) une fois qu'il est prêt.
Des créneaux précis réservés aux nouveaux leads (ex. fin de journée, lundi à mercredi) que tu bloques aussi dans Medesync pour éviter tout conflit. On monte un calendrier ensemble lors d'un court appel dédié.
Prochaines étapes
Pour qu'on avance vite et bien.
De ton côté
- Valider ce plan — un simple « ça me va » ou tes ajustements.
- Approuver les textes des SMS qu'on t'enverra.
- Nous dire si tu veux te lancer en mode « classique » ou tester une option de réservation.
- Transmettre les journées d'injection (jeudis) si on configure des créneaux plus tard.
De notre côté
- Monter les automatisations de rappels selon le plan validé (déclenchées à partir d'un contact avec son numéro de téléphone).
- Lancer la première campagne publicitaire.
- Te prévenir sur Slack dès que tout est prêt à tester.